广西零距离社会工作服务中心员工代表大会制度

 

为落实科学发展观，推进机构民主管理制度化、规范化，依据《劳动法》、《工会法》及有关法律、法规，结合机构实际，制定本制度。

第一条  员工代表大会(或员工大会，下同)是我机构实行民主管理的基本形式，是员工群众审议重大决策、行使民主管理的权力机构。

第二条 机构员工代表大会理解机构党支部（或党建小组）的思想政治领导，贯彻执行党和国家的路线、方针、政策，正确处理国家、单位和员工个人三者利益关系，在法律规定的范围内正确行使自己的权力，履行自己的义务。

第三条  员工代表大会务必以员工为本，以充分发扬民主、依法行使职权、促进公平正义、维护团结稳定为宗旨，保障员工的知情权、参与权、表达权、监督权。

第四条  员工代表大会应用心支持行政行使经营管理决策的职权;行政要按照法律、法规规定，支持员工代表大会的工作，保障员工代表大会行使职权，执行员工代表大会依法作出的决议和决定。

第五条 员工代表大会实行民主集中制。

第六条 员工代表的产生和结构

(一)按照法律规定享有政治权利并与本单位建立劳动关系的员工，均可当选为本单位的员工代表。

(二)员工代表的产生，务必有全体员工三分之二以上参加，采取无计名投票方式进行民主选举，候选人获得应到人数半数以上赞成票方可当选。

(三)员工代表的结构应以一线员工为主体。一线员工代表一般不低于50%，领导代表不超过代表总数的30%，女员工代表应占必须比例。

第七条 员工代表的权力

员工代表在职代会上有选举权、被选举权和表决权;有权参加职代会及其工作机构组织的各项活动;因参加职代会组织的有关活动而占用生产或工作时间，有权按照正常出勤享受应得的待遇;依法行使职权时，任何组织和个人不得压制、阻挠和打击报复。员工代表在劳动合同期间，除严重违反机构规章制度、因严重失职给机构利益造成重大损失外，单位不得与其解除劳动合同。确需解除劳动合同的，应当事先征求本单位工会组织的意见。

第八条 员工代表的义务

员工代表应认真学习党和国家的方针政策、法律法规和现代机构管理知识，不断提高政治觉悟、技术服务素质和参与管理的潜力;密切联系群众，代表员工合法权益，如实反映员工群众的意见和要求;模范遵守国家的法律法规和机构的规章制度，保守机构商业秘密，做好本员工作;认真执行职代会的决议，完成职代会交付的工作任务;为机构可持续发展和不断壮大用心献计献策。

第九条  员工代表的变动、罢免及补选

(一)员工代表对本机构的员工负责，员工有权监督员工代表履行职权的状况。

(二)员工代表调离、与单位解除劳动合同、退休或死亡，其代表资格自行终止。

(三)员工代表在受到纪检监察、公安、司法机关审查期间，其代表资格暂时中止。员工有权对触犯法律、受到行政或党纪处分及有其他不称职行为的员工代表提出罢免申请，罢免的民主程序由职代会或工会确定并履行。

(四)员工代表出现缺额时，应依照规定的民主程序和结构要求及时补选产生，下一次职代会上确认。

第十条 职代会的表决方式:

职代会进行民主选举和审议透过涉及员工切身利益的重大事项时，务必采用无记名投票表决方式;一般事项也可采用其他表决方式，但须获得应到员工代表过半数赞成透过。

第十一条 职代会的组织制度

(一)职代会一般每届5年，每年至少召开一次会议(能够与员工大会合并召开)。每次会议务必有全体员工代表的三分之二以上出席，方可召开。

(二)凡提交职代会审议、讨论的各类报告、方案、规定等有关事项，在不泄露商业秘密的前提下，一般应在正式会议召开前印发给员工代表。

第十二条 职代会的日常民主管理工作制度

(一)在职代会闭会期间，本级工会主持日常工作，就需要临时解决涉及员工切身利益的重要问题，以及对职代会审议透过的方案在实施中发生的个别需要作部分修改或补充的问题进行协商处理，履行民主程序。

(二)员工代表检查监督制度。在职代会闭会期间，员工代表对职代会各项决议、决定执行和提案落实的状况进行检查和监督;

(三)职代会也能够组织部分员工代表透过向有关部门询问、查阅报表资料、提合理化推荐等形式，对本单位重大决策的执行状况、员工群众关心的热点问题等资料进行检查，督促相关部门对有关问题进行及时改善。

(四)员工代表培训制度。要重视员工代表的培训工作，组织全体员工代表在任职期内分期分批参加法律法规、现代机构管理、民主管理等服务知识的培训，提高员工代表的综合素质。

第十三条 职代会的文书档案管理制度

工会对职代会的各种文字材料，要组织专人，分门别类，建档归案，并加强日常管理，做到有章可循、有案可查。

第十四条 各级工会委员会作为员工代表大会的工作机构承担下列工作:

(一)组织员工选举员工代表;

(二)提出员工代表大会议题的推荐;

(三)组织人员进行调查研究，向员工代表大会提出推荐，检查督促员工代表大会决议的执行状况，发动落实员工代表大会决议;

(四)向员工进行民主管理的宣传教育，增强员工的参与意识和主人翁职责感。组织员工代表学习政策、服务和管理知识，提高员工代表的素质和参与民主管理的水平;

(五)理解和处理员工代表的申诉和推荐，维护员工代表的合法权益。

本制度自2015年1月起试行实施。

 

 

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人力资源管理制度

第一章 总 则

一、本机构视员工为最重要资产，力求以合理、合法、公平及公开人力资源制度确保甄选任用合适员工，评估表现以及提升能力。
    二、机构执行国家有关劳动保护法规，在劳动人事部门规定的范围内有权自行招收员工，全权实行劳动工资和人事管理制度。
    三、机构对员工实行合同化管理。所有员工都必须与机构签订劳动合同。员工与公司的关系为合同关系，双方都必须遵守合同。
    四、机构的人力资源管理制度的实施，包括人事计划、员工的招聘、岗位分配、转岗、晋升、离职、培训、奖惩、劳动工资、劳保福利等工作由综合行政部负责。
　　                   第二章 人事计划

一、当因机构发展，员工调动、离职或其他原因出现岗位空缺时需进行招聘时，由各部门提出招聘要求。

二、综合行政部根据各部门用人需求进行人才招聘，并确保按要求聘用人才。　　　

三、以各种形式发布招聘信息，如在机构网站、社协网站等刊登招聘广告。
    四、向员工发放内部职位空缺通告。部分管理岗位优先考虑机构内部员工。
                        第三章 员工招聘
    一、由综合行政部负责制定招聘流程，并根据流程开展招聘工作。
    二、招聘流程包括：甄选简历-面试-查验。

三、人力资源干事应合理处理简历，不得向非招聘相关人员泄露简历资料。

四、根据不同职位要求，面试的负责人、面试方式，由综合行政部及相关部门负责人协商后作相应安排。
    五、面试负责人若与应聘者有亲属或朋友关系及其它可能潜在之利益关系须向机构申报。
    六、综合行政部应对拟录用人员资料真实性进行考虑，必要时可向其原工作单位/学校对过去工作/学习期间情况进行了解。
    七、综合行政部在发出录用通知时，应向其阐释聘用条款、工作内容及有关福利。
    八、综合行政部在新进员工报到时，应要求办理入职手续，并做好个人信息收集、整理以及保密工作。
                    第四章 职位分配及试用期
    一、对新进员工进行职位分配时，机构尊重员工的意愿、将根据其意向、专业技能特长等相关情况决定。
    二、员工应遵守机构规定，若有调配要求，可与综合行政部协商，综合行政部应在3个工作日内予以答复。
    三、按照劳动法规定，试用期内按正式工资80%发放薪酬。
    四、试用期满前，员工应向综合行政提出转正申请，由督导或督导助理、用人单位和所在部门负责人作出鉴定，提出是否予以转正或转岗的意见后，报总干事审批。批准录用者转为正式员工。
    五、机构拥有岗位分配权最终决定权。
                       第五章 转 岗
    一、若机构内部出现岗位空缺，而有员工希望能转岗，可向综合行政部提出转岗申请，综合行政部应在5个工作日内答复。

二、转岗以不影响当前岗位工作为前提并须做好工作交接，并需经总干事审批。
    三、机构拥有转岗最终决定权。
                        第六章 离 职
    一、若员工希望离职，应提前一个月向综合行政部提出，综合行政部应在接到离职申请起3个工作日内答复。
   二、综合行政部应向总干事汇报并提请审批。
    三、离社工工应按要求向部门负责人/督导助理做好工作交待或向新进员工做好工作交接。
    四、离社工工应向综合行政部办理离职手续，交回机构物品并凭工作交接单办理手续及工资结算。
   五、若员工在合同期内离职，则需赔偿相应的培训费用。
   六、员工未经批准而自行离职的，机构不予办理任何手续；给服务对象、机构以及用人单位造成损失的，应负赔偿责任。情节严重的将依法追究相关法律责任。 
                      第七章 辞 退
    一、机构有权辞退不合格的员工。

二、机构必须提前1个月通知被辞退者。

三、机构对辞退员工持慎重态度。确需辞退的，必须填报“辞退员工审批表”，提出辞退理由，经总干事审批后方可辞退。
    四、辞退员工离职办法参见本制度第六章第三、四、五、六点。
                      第八章 晋 升
    一、若员工工作表现良好，综合行政部应有目的培养其能力，作好管理人才储备。
    二、若机构内部出现岗位空缺，有内部员工希望能获得晋升，可向综合行政部提出申请。

三、机构员工均可获得平等的晋升申请和参与甄选的机会。
                     第九章 薪酬待遇
    一、员工的工资、补贴由机构根据有关法律法规或文件来决定。
    二、机构将根据员工的岗位、职责、专业技能、贡献、表现、工作年限、学历、职业资格等情况综合考虑决定其工资。
    三、机构严格执行国家劳动保护法规，员工均享有相应劳保待遇。
                       第十章 培 训
    一、由综合行政部负责制订年度培训计划，由总干事审批执行。
    二、综合行政部执行机构培训管理制度，负责培训组织和实施工作并对培训过程进行监察。
    三、参与培训员工需在培训后上交培训总结报告。
    四、综合行政部须对培训进行评估整理上报并根据需要做改进。
                   第十一章 效绩考核评估
    一、综合行政部应配合部门负责人/督导/督导助理对员工进行效绩考核评估。
    二、评估过程应力求公平、公正、客观。
    三、效绩评估结果将作为调薪、晋升、岗位调动的凭据。

四、综合行政部负责绩效考核办法的实施和监督。
                  第十二章 监察及奖惩制度
    一、监察工作由部门负责人/督导助理开展，综合行政部进行记录及核实。

二、综合行政部应将效绩评估结果与监察情况结合，建议给予员工奖惩，由总干事审批后，配合相关部门执行。

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办事机构管理制度

一、 作息制度

1、办事处所有员工的工作时间为周一至周五
   2、每天的作息时间为8:30-12:00，下午15:00一18:00，其中12:00-15:00为休息时间;
    3、员工每个工作日的17:30回到办事处，总结一天的工作并作好明天的工作规划;
    4、法定节假日按国家标准执行;
    5、员工旷工一次扣50元，一年内累计旷工三次则被辞退;
    二、报表制度
    1、各位员工必须严格遵守机构及办事机构的报表缴交制度。
    2、各位员工在交报表前必须仔细检查报表内容，确保无错别字、文字通顺、数据无误以及所要表达的意思准确
    三、待人接物制度
    1、各位员工在接电话时必须语气柔和;
    2、在有客人来时，办事成员应主动招呼并招待以茶水，办公室所有员工应主动承担招呼客人的工作;
    3、各位同事间应团结互助，注重团队精神，不允许拉帮结派，否则被开除出机构;员工代表公司的形象，因此各位员工应注意自己的仪容仪表，不说有损公司形象的话，不做不利于公司利益的事;
    四、办事机构卫生制度
    1、办事机构实行值日制度，轮值者应在轮值日提前半小时，上班以做好办事机构的卫生工作;
    2、每个工作日的工作结束前十分钟，各员工应打扫干净自己的桌面并将文件归档，每发现一次有不遵守此规定者扣10元;

五、电话制度:
1、不准用机构电话拨打私人电话，违者一次罚款20元;
2、长话短说，如无特殊情况每次通话不能超过3分钟;
六、会议制度:

每个工作日的8: 00-8: 30为早晨例会时间，各员工做上一天的工作总结和当天的工作计划汇报，会议时间不允许超过20分钟;
每周五下午16: 30-18: 00 为周会时间，各员工做本周工作总结和下周的工作计划安排，时间不允许超过30分钟;
    七、请假制度
    办事机构所有工作人员请假必须提前一天向负责人以书面形式请假，所有以电话、短信等其他形式的请假，一律按旷工处理。

 

 

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社工培训制度

 

一、培训目的

（一） 提高社工的专业认知和实务操作能力，结合项目的工作特点，进行针对性培训，以尽快适应岗位要求；      

（二） 使社工掌握特定的岗位职责、了解相关规章制度，完善服务意识，更深入地了解机构，加强社工归属感。

（三） 充分掌握社会工作开展的理论与模式，提高工作质量；

（四） 促进工作团队的沟通交流与合作，增强工作的技巧性和灵活性；

（五） 通过阶段性的专门培训，提高社工的综合素质。

二、培训形式

集中教学与岗位训练

三、培训时间和地点

时间：分为岗前和岗中培训，培训时间依据具体招投标情况及项目实施时间而定。

培训地点：待定。

四、培训对象

我机构按照项目招聘计划招聘的拟上岗人员。

五、主要培训内容

六、注意事项

培训总体工作由广西零距离社会工作服务中心负责，由综合行政部负责对学员培训前的基本情况以及培训中的具体表现做调查记录，机构项目服务部负责跟进协调培训进度、培训人员、培训材料和培训总结等环节。

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档案管理制度

为规范档案管理工作，提高档案工作质量，理顺工作程序，明确工作职责，更好地为项目服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本机构档案工作的实际，制定本制度。

第一条 档案管理部门及其职责

1.实行二级管理，一级管理是指综合行政部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2.综合行政部档案管理员负责所有档案资料统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料使用管理。

3.档案管理人员要严格执行档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4.综合行政部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第二条 归档制度

1.凡是反映机构或项目战略发展、管理办法及专业服务等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2.凡属归档范围的文件资料，均由机构统一管理，任何个人不得擅自留存。

3.归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合行政部保存复印件。

4.凡机构服务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以机构名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5.服务活动中涉及资金税务的资料，属于人事方面和宣传等材料，由综合行政部保存原件；属于项目服务设计方面的，由项目服务部保存原件。

6.由机构对外签订的服务合同，应保留三份原件，综合行政部保存一份，财务管理部及合同执行（或签订）部门各保存一份，特殊情况只有一份原件时，由综合行政部保存。

7.在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合行政部。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由部门自行保管。

第三条 档案保管制度

1.综合行政部设独立档案柜，应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2.归档资料要进行登记，编制归档目录。

3.档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便查找。

4.档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5.库存档案必须图物相符，帐物相符。

6.档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7.根据有关规定及机构实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8.经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经机构理事会及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9.严格遵守档案安全保密制度，做好流失防护工作。

10.凡机构工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第四条 档案借阅制度

1.档案属于机构机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经机构领导批准不得借阅。

2.借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3.借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4.借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管批准。

5.借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6.借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7.借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8.重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管部长同意，必须外借的，由总干事审批。

第五条 二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合行政部统一保存。

第六条 本制度从二O一五年一月一日起执行。

 

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证书管理制度

 

一、 目的

为了规范员工个人职业资格证书、其他专业技术资格职称或等级证书、岗位证书管理,适应行业和机构发展需要,特制定本制度。
    二、适用范围
    取得社会工作师(含初级、中级社会工作师)、相关专业技术资格职称或等级证书(心理咨询师、人力资源管理师、护理师、康复师等)的在职人员。
    三、管理办法
    1.机构鼓励员工积极参加与自身岗位工作相关的各种职业资格考试、参加各类职称评审及各类岗位证书的培训;
    2.机构对证书实行统一管理,持有以上执业资格证书、职称证书、岗位证书的员工在机构任职期间,须将相关资料、证书交予机构保管、使用,统一纳入机构证书管理档案;
    3.员工的职业资格证书、职称证书、岗位证书属个人所有;
    4.员工职业资格证书、职称证书、岗位证书的使用权归机构所有, 由机构统一注册、管理。
    5.员工参加职业资格考试、参加各类职称评审及各类岗位证书发生的培训、考试、资料等费用由员工自理;
    6.员工在取得职业资格证书、职称证书、岗位证书并交回机构后, 并自次月起享受月特殊岗位津贴。
    7. 员工辞职或解聘后,当月起停崞受特殊岗位津贴,准予取回个人的所有证书;

8.职业资格证书不作为薪酬调整的依据,薪酬调整按机构薪酬制度另行规定;
9.新聘员工持有职业资格证书的,将证书注册单位变更并上交机构后,自次月起享受月特殊岗位津贴。

 

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印章管理制度

印章是机构管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章的管理,关系到机构正常的经营管理活动的开展，甚至影响到机构的生存和发展。 所以,机构应当高度重视。
第一章 总则
第一条 为规范印章管理,明确管理责任,维护机构利益,确保机构各部门各项工作顺利开展,制定本制度。
第二条 印章包括机构公章、合同专用章、部门行政章和银行预留印章。银行预留印章包括机构公章和法人私章。
第三条 印章由部门申请,经总干事审批后,由行政部统一办理刻制。
第四条 印章遗失,应及时向分管领导汇报,并向有关部门或个人通报,以不影响机构利益为前提。
第二章 印章保管
第五条 机构公章和合同专用章由总干事或授权人员保管;部门行政章由各主管负责保管。

第六条  银行预留印章-般包括公章和法人私章 :机构公章由总干事或总干事授权人员保管;法人私章由财务或授权主办会计保管。

第七条 印章保管人必须妥善保管印章,不得随意存放,不得私自委托他人保管;确需委托他人代管的,应当在印章使用单上登记。
第八条 印章使用应当登记,用印登记表由用印人亲自填写,不得由他人代写;用印审批单，由用印人填写,由审批人签字审批。
第九条 印章应当存放在保险柜等安全的柜里,应当随手存放并上锁。
第三章 印章用途
第十条 机构公章适用机构对内对外发布公文或重点事项。
第十一条 合同专用章适用于机构与购买方签订合同。
第十二条 机构公章一般适用以下内容：
   1、报告:向上级部门或政府相关部门的有关报告。
   2、通知:向下级或相关部门通知或知会有关制度、协作工作等。
   3、证明:向有关部门或个人证明有关事情与本部门有直接关系。
   4、往来:财务部门与客户或供应商确认往来账。
    第十三条 银行预留印章适用于与银行办理取、存款往来关系, 一般仅有出纳员使用。

第四章 印章使用

第十四条 印章使用必须详细登记用印日期、印事由、印类别、印份数、审批人、经办人;确因服务需要需将印章带离室外使用的,还必须载明归还日期。
    第十五条 机构公章使用流程:由经办人填写用印申请单,经行政部人员确认后，上报总干事审批。

第十六条 合同专用章使用流程:由经办人填写用印申请单,经行政人员确认后，上报总干事审批。

第十七条银行预留印章使用流程: 

1、原则上由出纳提出申请;办理非货币资金形式的款项(如信用证开证申请、信用证承兑等)可由当事人(非出纳)提出申请。
    2、由财务负责人负责审批。
   第十八条 印章确需带离室外使用的审批流程:按照以上流程和要求办理,但印章保管应当跟踪印章管理,直至印章收回。同时,机构公章带离室外使用,应当有两个经办人共同携带办理。

第十九条 印章使用时,印章保管人应当认真督促和审阅,应当预防经办人弄虚作假,以确保印章使用申请内容与实际相关资料相吻合。
第五章 附则
第二十条 本办法由行政部和财务部负责解释、修改。

第二十一条 本办法自2015年1月1日起施行。

 

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项目服务质量监督检查管理办法

 

  第一章  服务资料

    让服务使用者能方便而有效地取得中心服务的基本资料，包括：服务宗旨、目标、服务对象、服务内容、收费、提供服务的方法、接受及退出服务的程序等。

    中心将通过多种媒介，包括：中心宣传单、宣传栏、简报、网页、博客等，让服务使用者方便而有效地获得中心的服务资料。在提供服务资料时，中心将会按以下规定办理：

   1.定期更新内容，确保服务用户所取得的资料为最新版本。

   2.服务对象能方便获得服务资料，或只经简单程序便可申请阅览。

   3.主动把服务资料向外发布，让更多服务使用者了解服务。

   4.文字用词务求简单、易明，方便服务使用者理解。

 第二章  记录管理

    中心存备服务运作和活动的最新准确记录。

    中心须保存服务运作和活动的最新准确记录。

    中心须允许服务对象阅览有关其服务表现定期统计资料和报告。

    1.个案记录处理

    在开启个案及初步接触个案时，社工须填写《咨询/接案记录表》，并填写《个案问题评量表》，以初步评估案主的困扰程度；开启个案程序须于接案后三天内完成，如属紧急个案，应尽快完成开启程序。为确保记录包含所有所需资料，社工须于开案时在档案内夹附及填写《个案附件列表》。

案主接受辅导，社工须在《个案进度记录表》上记录个案进展。与案主进行的每次联络均须有所记录，内容的详细程度视需要而定。

个案开启满半年，社工须填写《半周年评检表》; 如需转介个案,则填写《个案转介表》。如属转介个案，社工在开案时，根据第十四章相关规定，把转介机构送来的个人资料作记录。

    结束个案时，社工须填写《个案结案表》及《个案结束评估表》以收集案主对服务的意见；同时填写开启个案时所填写的《个案问题评量表》，以比较案主接受辅导后的困扰程度是否得到改善。结束个案时要复查《个案附件列表》，确保列表上各项资料已备妥。

    社工须每月登记有关个案服务的资料及统计数据并记录于《社工个案进出月报表》。 该表格须在每月的首五个工作日内交服务部长进行合并统计，服务部长须于每月的首十个工作日内完成《中心个案每月汇报表》交办公室主任确认 。

    咨询性质的个案经简单处理后须记录在《咨询/接案记录表》)。社工须每月把资料及统计数据填写于《社工咨询个案月报表》。该表格须在每月的首五个工作日内交服务部长进行合并统计，而服务部长须于每月的首十个工作日内完成《中心咨询个案每月汇报表》并交办公室主任确认。

2.小组/活动记录处理

    社工每年须向中心提交下年度活动计划书。

    在各小组及活动中，负责社工须填写《小组/活动计划书》、《小组/活动经费申请表》、《小组/活动签到表》。如有需要，还需填写《小组/活动报名表》及《参加者意见表》。

    在小组/活动完结后，负责社工须填妥《小组/活动财务报告》及《小组/活动评估报告》，并须填妥《小组登记表》或《活动登记表》，以及附属支撑材料《新闻稿》、《活动相册》、宣传单张或海报等，以交往机构作统计。

   《小组/活动计划书》及《小组/活动经费申请表》须在活动前两周月交给有关服务部长及服务总监审批，其余表格亦须在活动结束后两周内交有关服务部长及服务总监审批。

    社工须统计每月的小组及活动记录，并于下个月首五个工作日内填写《社工小组/活动月报表》并交服务部合并统计于《中心小组/活动每月汇报表》。《中心小组/活动每月汇报表》须于下个月首十个工作日内交服务总监确认。

 3.资料存储

    储存于计算机内的服务资料或会因操作失误而被清除，故中心应存备后备资料作应变措施。

    受权使用资料的社工必须确保资料不会外泄。使用后的资料在离开办公室前必须锁在抽屉或柜内以防他人取用。存放个人资料的计算机须装有密码，只有已授权使用资料的社工才获告知密码，密码会因应需要而作出变更。

    4.资料公开

    中心须定期通过各种媒介，如宣传栏、网页、博客等公开服务记录以供服务用户及公众人士阅览。

    5.资料销毁

    个案记录在个案结束3年后由综合行政部销毁。

    小组及活动记录的个人资料在该财政年度结束3年后由综合行政部销毁。

    中心财务记录在该财政年度结束10年后由综合行政部销毁。

    所有意见及投诉记录在该年度结束3年后由综合行政部销毁。

    载有个人资料的档或档案应销毁至不能复原为止。

    第三章  申请及退出服务

    1.个案辅导服务

    申请资格：凡在区域内居住、就读或工作的人士。

    申请形式：申请人自行申请；家长／监护人转介；公众人士或机构转介；由中心负责社工主动接触的服务对象可免除申请。

    申请程序：申请人可亲临、致电或书面向中心提出申请，由当值社工填写《咨询/个案记录表》。社工须向申请人清楚详细阐述服务申请规定及程序。如情况许可，申请人需同时签署《咨询/个案记录表》的顶头部份。无行为能力的申请人，须得到家长/监护人口头同意。社工把有关资料交总干事作出评估，由总干事决定是否接受申请。

    优先次序决定准则：符合申请资格；按《个案工作流程图》指引。

    不接纳申请的情况：所有不符合申请资格或被中心评估为不接纳的情况。负责社工须以电话/书面/面谈的方式向申请人清楚详述不接纳的原因，如有需要，负责社工须为申请人提供转介或介绍更适切的服务机构。有关服务申请作咨询个案计算。

申请人退出个案辅导服务：

   一般退出服务情况：服务使用者自愿放弃继续接受服务；服务目标已达到；服务未能有效提供，如服务使用者移民、搬离服务范围居住等；服务使用者愿意被转介到其它更合适的服务。

    退出服务的程序：服务使用者须填写《退出服务申请》；没有行为能力的服务使用者须得到家长/监护人的书面或口头同意；负责社工须向服务使用者清楚阐述退出服务的情况和程序，并了解退出服务的原因。如有需要，并得到服务使用者同意，可按需要填写《个案转介表》，转介案主到更合适的服务机构。由负责社工评估后决定终止服务的个案，服务使用者可免除申请退出。

    所有退出服务的服务使用者，需填写《个案结束评估表》。

  2.小组/活动

    一般社区活动是以公平、公正、公开的方式进行报名，即凡居住、就读、工作或生活的人士都可选择申请参与中心的所有小组/活动；

申请人须符合小组/活动宣传单内列明的资格，若不符合要求，可按特殊情况要求酌情处理，并由负责社工及总干事作最终决定。

    申请形式：申请人自行申请；没有行为能力的参加者须由家长／监护人申请；由中心负责社工主动邀请，申请人可豁免申请。

    申请程序：合资格申请人须填写《小组/活动报名表》交给中心，或致电中心以口头报名，由负责社工协助填写表格。

    负责社工须向报名人士清楚说明小组/活动详情及参与小组/活动须注意的事项。没有行为能力的申请到家长/监护人签署或口头同意。最终参加名单须由小组/活动负责社工确定并联络参加者。

    所有小组/活动资料内容及报名程序，将在中心出版的刊物刊登，如有任何更改将以报名时，中心的资枓提供作准。小组/活动负责社工有权根据个别报名人士的以往参与表现而决定是否能申请同类小组/活动。所有报名资料及确定参加者名单的资料须存放在小组/活动档案夹内。

优先次序的决定准则

   符合有关小组/活动申请资格：一般以先到先得或抽签的方式而定；特别情况可能需要由负责社工按申请人的实际情况及需要性作出安排，有关情况在宣传资料上列明。

   不接纳申请的情况：所有不符合申请资格或被中心评估为不接纳的情况；负责社工须以面谈或电话回复申请人，并详述不被接纳原因。

申请退出小组/活动

    申请一旦被接受，不能申请退出/中途退出/转让，除有特别原因，须事前特别向负责社工作书面或口头申请，并得到负责社工的同意；

退出服务的程序

    参加者须填写《退出服务申请书》或口头通知小组/活动负责社工；没有行为能力的参加者须得家长/监护人以书面或口头同意，签署《退出服务申请书》，方能视作有效申请。

    负责社工须向服务使用者清楚说明退出小组/活动的情况和程序，了解退出小组/活动原因，经负责社工同意，有关申请方能生效。

若参加者连续无故缺席，而没有任何通知者，中心会视其为自动退出，并会发出《退出服务申请书》给该参加者；若参加者于小组/活动内表现恶劣，妨碍小组/活动进行，经劝喻无效，负责社工与总干事商议后，有权即时终止其参与小组/活动的资格，并要求参加者签署《退出服务申请书》，退出小组/活动在发通知时即日生效。没有行为能力的参加者，负责社工须通知其家长/监护人。

如有需要，经服务使用者同意，可转介其到更合适的服务机构，并按需要填写《个案转介表》。所有档案须放在该小组/活动档案夹内，以作记录。

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   承诺服务制度

 

 一、服务承诺制度的总体要求

坚持全心全意为人民服务的宗旨，文明办公、秉公办事、不以权谋私，自觉维护勤政廉政的形象，向服务对象作出更高质量的服务承诺，对违诺作出处理或处罚并向社会公开，接受公众监督。

二、服务承诺制度的主要内容

1、严格按照国家法律法规和有关规定及政策办理服务。

2、按照各类服务办理规程，向服务对象提供服务指南，公开办理程序，提高服务透明度，接受社会监督。

3、办理各类服务实行限时办结制度，按照效能要求，在规定或承诺的时限内办理完毕。

4、对于需要进一步补充完善资料方可办理的事项，承办人应当一次性告知所补资料内容，待补齐有关资料且具备办理条件后，在规定或承诺的时限内办理完毕。

5、接待政府或服务对象来访要做到举止文明、礼貌周到、文明用语，对提出的问题耐心解答，对重大疑难问题做好记录和汇报。

6、相关负责人员外出，应委托或由主管安排其他社工代理其服务，并负责转达。正常上班时间，坚守服务岗位，能办的马上就办。重大或紧急事项需研究或请示后才能办理的，实行预约服务、延期服务。

三、违反服务承诺制度的处理

1、办事人员在服务活动或外出办理事项时举止不文明、态度不和蔼的，给予批评教育；态度粗暴，与来访者发生争吵的，给予诫勉教育并责令其向当事人赔礼道歉；对情节严重，造成恶劣影响的，根据有关规定追究其相应责任。

  2、在服务过程中，对于服务事项有明确规定需要补充完善的内容，没有一次性告知的，或对条件具备的服务事项没有按时办理的，或其他违反服务承诺制度的事项，视具体情节，对有关责任人给予批评教育、诫勉教育直至效能告诫。

3、对于服务中存在故意刁难、以权谋私、吃拿卡要等问题的服务人员，经核查属实后，按照有关规定处理。

 

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信息披露制度

第一条  为规范机构的信息披露服务，确保信息披露的真实、准确、完整、及时、公平，促进机构规范运作，维护会员的合法权益，依据《广东老教授协会章程》制定本制度。

第二条  本制度所称信息披露是指将可能对本机构产生重大影响而会员尚未得知的信息，在规定的时间内，以规定的方式向会员或社会公布的行为。

第三条  机构信息披露的内容包括定期报告和临时报告。年度报告为定期报告，其他报告为临时报告。社团登记管理机关认为有必要披露的信息，也应当予以披露。临时报告内容包括以下几方面面：
  （一）会员代表大会、理事会或常务理事会的决议；
  （二）对协会发展可能产生重大影响的信息；
  （三）机构的财务情况； 　
  （四）机构接受国家拨款或者社会捐赠、资助的资金使用情况；
  （五）机构接受政府职能委托、授权、转移情况；
  （六）机构开展评比、达标、表彰活动的情况；

第四条  信息披露是机构的持续责任，机构应该忠实诚信地履行信息披露的义务。机构应真实、准确、完整、及时、公开地报送及披露信息，确保没有虚假、误导性陈述和重大遗漏。年度报告、登记管理机关指定的、接受政府拨款或社会资金等信息披露的载体是公开的报刊或者广东省民间组织总会网站，其他信息披露，可在机构内部刊物、网站等。

第五条   机构发现已披露的信息有错误、遗漏或误导时，应及时发布更正公告、补充公告或澄清失实。

第六条　机构理事会授权秘书处负责组织和协调机构信息披露事务。

第七条   信息披露前应严格履行下列程序: 
  （一）提供信息的部门负责人核对相关信息资料并签字确认； 
  （二）秘书长进行规范性审查并签字； 
  （三）会长或会长授权人签发。 

第八条  涉及到协会和社会重大影响的重大事项的披露，须报请政府相关服务指导部门同意，经充分磋商统一口径后，方能公开发布披露。

第九条  未经理事会决议或会长授权，理事不得以个人名义代表机构或理事会向公众发布、披露机构未经公开披露过的信息

第十条  监事会及监事个人不得代表机构向会员代表大会和媒体发布和披露机构未经公开披露的信息。监事会或监事向会员大会或国家有关机关报告相关人员损害机构利益或违法、违规和违反机构章程的行为时，应及时通知理事会，并提供相关资料。

第十一条  机构年度服务报告、年度财务报告应当经理事会或常务理事会审议后，向会员公布，并报民非登记管理机关。

第十二条  机构应当在会员代表大会、理事会或常务理事会召开之前告知会员或理事会议的时间、地点、方式及议程等项。

第十三条  机构应当及时将会员代表大会、理事会或常务理事会的决议通过机构的信息披露途径告知会员，并上报社团登记管理机关备案。

第十四条  机构应当随时关注本机构的信息动态，对机构正常运作和会员服务发展可能产生重大影响的信息，及时告知会员。

第十五条  机构对外信息披露的文件（包括定期报告和临时报告）要建立专卷存档保管。会员代表大会文件、理事会文件、监事会或监事文件及信息披露文件要分类专卷存档保管。

第十六条  机构理事、监事及其他因服务关系接触到应披露信息的服务人员，对机构产生重大影响的未公开披露的信息负有保密的责任和义务，不得泄露未公开披露的有关信息。否则，对由此产生的不良影响负全部责任。 

第十七条  由于机构有关人员的失职给本机构造成影响时，应对其给予惩戒。 

第十八条 本制度经常务理事会审议通过后生效，由理事会解释。

 

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财务管理办法

第一章   总则

第一条  为加强财务管理，规范财务服务，促进机构经营服务的发展，提高机构经济效益，根据国家有关财务管理法规制度和机构章程有关规定，结合机构实际情况，特制定本办法。

第二条  机构会计核算遵循权责发生制原则。

第三条  财务管理的基本任务和方法：

（一）筹集资金和有效使用资金，监督资金正常运行，维护资金安全，努力提高机构经济效益。

（二）做好财务管理基础服务，建立健全财务管理制度，认真做好财务收支的计划、控制、核算、分析和考核服务。

（三）加强财务核算的管理，以提高会计资讯的及时性和准确性。

（四）监督机构财产的购建、保管和使用，配合行政办公室定期进行财产清查。

（五）按期编制各类会计报表和财务说明书，做好分析、考核服务。

第四条  财务管理是机构经营管理的一个重要方面，机构财务主管对财务管理服务负有组织、实施、检查的责任，财会人员要认真执行《会计法》，坚决按财务制度办事，并严守机构秘密。

 

第二章   财务管理的基础服务

 第五条  加强原始凭证管理，做到制度化、规范化。原始凭证是机构发生的每项经营活动不可缺少的书面证明，是会计记录的主要依据。

第六条  机构应根据审核无误的原始凭证编制记账凭证。记账凭证的内容必须具备：填制凭证的日期、凭证编号、经济服务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员，复核人员、会计主管人员签名或盖章。收款和付款记账凭证应由出纳人签名或盖章。

第七条  健全会计核算，按照国家统一会计制度的规定和会计服务的需要设置会计账簿。会计核算应以实际发生的经济服务为依据，按照规定的会计处理方法进行，保证会计指标的口径一致，相互可比和会计处理方法前后相一致。

第八条  做好会计审核服务，经办财会人员应认真审核每项服务的合法性、真实性、手续完整性和资料的准确性。编制会计凭证、报表时应经专人复核，重大事项应由财务负责人复核。

第九条  会计人员根据不同的账务内容采用定期对会计账簿记录的有关数位与库存实物、货币资金、往来单位或个人等进行相互核对，保证账证相符、账实相符、账表相符。

第十条  建立会计档案，包括对会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料都应建立档案，妥善保管。

第十一条  会计人员因服务变动或离职，必须将本人所经管的会计服务全部移交给接替人员。会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交，交接人员及监交人员应分别在交接清单上签字后，移交人员方可调离或离职。

 

第三章   资本金和负债管理

第十二条  资本金是机构经营的核心资本，必须加强资本金管理。机构筹集的资本金必须聘请中国注册会计师验资，根据验资报告向投资者开具出资证明，并据此入账。

第十三条  经机构理事会提议，发起人批准，可以按章程规定增加资本。财务部门应及时调整实收资本。

第十四条  加强应付账款和其他应付款的管理，及时核对余额，保证负债的真实性和准确性。凡半年以上应付而未付的款项应查找原因，对确实无法付出的应付款项报机构法人批准后处理。

第四章   流动资产管理

第十五条  现金的管理：严格执行人民银行颁布的《现金管理暂行条例》，根据本机构实际需要，合理核实现金的库存限额，超出限额部分要及时送存银行。

第十六条  严禁白条抵库和任意挪用现金，出纳人员必须每日结出现金日记账的账面余额，并与库存现金相核对，发现不符要及时查明原因。财务部经理对库存现金进行定期或不定期检查，以保证现金的安全和完整。机构的一切现金收付都必须有合法的原始凭证。

第十七条  银行存款的管理：加强对银行账户及其他账户的保密服务，非因服务需要不准外泄，银行账户印签实行分管、并用制，不得一人统一保管使用。严禁在任何空白合同上加盖银行账户印签。

第十八条  出纳人员要随时掌握银行存款余额，不准签发空头支票，不准将银行账户出借给任何单位和个人办理结算或套取现金。在每月末要做好与银行的对账服务，并编制银行存款余额调节表，对未达账项进行分析，查找原因，并报财务部门负责人。

第十九条  应收账款的管理：对应收账款，每季末做一次账龄和清收情况的分析，并报有关领导督促积极催收，避免形成坏账。

第二十条  其他应收款的管理：应按户分页记账，要严格个人借款审批程式，借款的审批程式是：借款人→出纳/会计→财务负责人→法人代表。借用现金，必须用于现金结算范围内的费用专案的支付。

第五章   长期资产管理

第二十一条  固定资产要做到有账、有卡，账实相符。财务部负责固定资产的价值核算与管理，行政办公室负责实物的记录、保管和卡片登记服务，财务部应建立固定资产明细账。

第二十二条  固定资产的购置和调入均按实际成本入账，固定资产折旧采用直线法分类计提，

分类折旧年限为：

（一）房屋、营业用房30年

（二）通讯设备、交通运输设备3年

（三）电子电脑、办公及文字处理设备3年

（四）电器设备、安全保卫设备3年

第二十三条  已经提足折旧、继续使用的固定资产不再提取折旧，提前报废的固定资产，不再补提折旧。当月增加的固定资产，当月不提折旧，当月减少的固定资产，当月照提折旧。

第二十四条  对固定资产和其他资产要进行定期盘点，每年末由行政办公室负责盘点一次，盘点中发现短缺或盈余，应及时查明原因，并编制盘盈盘亏表，报财务部审核后，经理事长批准后进行账务处理。

第六章   收入管理

第二十五条  机构的收入包括购买社工服务收入、其他营业收入等购买社工服务收入，要严格按照权责发生制原则确认，并认真核实、正确反映，以保证机构损益的真实性。

第二十六条  购买服务收入要按照规定列入相关的收入专案，不得截留到账外或作其他处理。

 

第七章   成本费用管理

第二十七条  机构在服务经营活动中发生的与服务有关的支出，按规定计入成本费用。成本费用是管理机构经济效益的重要内容。控制好成本费用，对堵塞管理漏洞、提高机构经济效益具有重要作用。

第二十八条  成本费用开支范围包括：利息支出、营业费用、其他营业支出等。

（一）利息支出：指支付以负债形式筹集的资金成本支出。

（二）营业费用包括：人社工资、人员福利费、医药费、人员培训经费、保险费、固定资产折旧费、修理费、管理费、通讯费、交通费、招待费、差旅费、车辆使用费、报刊费、会议费、办公费、劳务费、理事会费、奖励费、各种准备金等其他费用。

（三）固定资产折旧费：指机构根据固定资产原值和国家规定的固定资产分类折旧率计算摊销的费用。

（四）摊销费：指递延资产的摊销费用，分摊期不短于5年。

（五）管理费用包括：物业管理费、水电费、人社服务餐费、取暖降温费、全勤奖励费等其他费用。

第二十九条  加强对费用的总额控制，严格制定各项费用的开支标准和审批许可权，财务人员应认真审核有关支出凭证，未经领导签字或审批手续不全的，不予报销，对违反有关制度规定的行为应及时向领导反映。

第三十条  机构各项成本费用由财务部负责管理和核算，费用支出的管理实行预算控制，财务部要定期进行成本费用检查、分析、制定降低成本的措施。

第八章   财务报告与财务分析

第三十一条  财务报表分月报和年报，月报财务报表包括资产负债表、损益表。年度财务报表包括资产负债表、损益表、现金流量表、营业费用明细表、利润分配表。机构财务月报表应于次月15日内完成，年度财务会计报告应于次年90日内制作，必要时聘请会计师事务所进行审计。

第三十二条  总结和评价机构财务状况及经营成果的财务报告指标包括：①经营状况指标：流动比率、负债比率、所有者权益比率；②经营成果指标：利润率、资本利润率、成本费用利润率。

第九章   附则

第三十三条  本办法由机构财务部负责解释。

第三十四条  本办法自理事会通过之日起开始施行。

 

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